Sök till Presidiet

Uppdragsbeskrivning för Konstkårens Presidium och Kansli

Antagen av fullmäktige 2014-10-22
Reviderad av fullmäktige 2020-05-19

Konstkårens Presidium

Denna uppdragsbeskrivning beskriver ansvarsområden och uppgifter för Konstkårens presidium. Presidiet har vissa övergripande uppgifter som framgår av Konstkårens stadgar samt i detta dokument. Konstkårens ordförande har också vissa arbetsuppgifter knutna till ordförandeposten. Utöver de övergripande uppgifterna finns följande ansvarsområden som fördelas inom presidiet och/eller inom styrelsen på ett sätt som presidiet och styrelsen själva beslutar:

Övergripande uppgifter
Utbildningsfrågor
Studiesociala frågor
Arbetsmiljö
Kommunikation
Internationella studenter
Arbetsmarknadsfrågor

Inom dessa ansvarsområden finns flera arbetsuppgifter, de beskrivs nedan. Presidiet är en del av styrelsen som är det organ som tar beslut i många frågor och ärenden. Styrelsen fungerar också som ett diskussionsforum för presidiet. Se Arbetsordning för Konstkårens Styrelse för information om styrelsens åligganden och åtaganden.

1. Övergripande uppgifter

Utföra fullmäktiges och styrelsens beslut
Vara tillgänglig genom mejl och telefon för Konstkårens räkning
Kommunicera regelbundet med sektionerna
Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter
Utgöra Konstkårens ansikte inåt och utåt
Administrera och förhandla om Konstkårens avtal och samarbeten
Förvalta Konstkårens lokaler, förvaringsutrymmen och utrustning, både fysiska och digitala

1.1 Utföra Fullmäktiges och styrelsens beslut

Vanligtvis är det styrelsen som formellt utför fullmäktiges beslut, men styrelsen och även fullmäktige kan delegera direkt till presidiet att både bereda och verkställa besluten. Ofta handlar det om att driva frågor i olika forum och t.ex. sammanställa skrivelser, vilka styrelsen beslutar om riktning för.

Många viktiga handlingar och dokument inför fullmäktige såsom verksamhetsberättelse, bokslut, verksamhetsplan, budget, styrdokument och åsiktsdokument som styrelsen tar beslut om har i praktiken presidiet i uppgift att sammanställa.

Det är även presidiets uppgift att sammanställa och dokumentera handlingar som dagordning, bilagor och protokoll inför styrelsemöten och fullmäktigemöten.

1.2 Tillgänglighet genom mejl och telefon

En av presidiets viktigaste uppgifter är att ta hand om inkomna mejl och telefonsamtal och förmedla ärenden vidare till sektionerna eller Konstkårens styrelse, eller ta hand om dem själva.

1.3 Kommunicera regelbundet med sektionerna

För att hålla uppe ett flöde av kommunikation från studenterna till fakultetsledningen krävs förutom att sektionerna kommunicerar med presidiet även att presidiet aktivt kommunicerar med sektionerna. Detta sker företrädelsevis genom Konstkårens styrelse, men även enskilda möten med de olika sektionerna rekommenderas för att presidiet ska hållas a jour med aktuella frågor på institutionerna.

Presidiet ansvarar för att vid under höstterminen organisera ett möte för samtliga aktiva i organisationen. Ett utbildande och informerande möte för aktiva i sektionerna med information kring organisationens strategi. Detta möte fungerar utbildande kring rutiner vad gäller stadgar, uppdrag, protokollmallar, mötesformalia, email, drive, kontaktuppgifter, hemsida, sociala medier, studiesociala event m.m.

1.4 Kommunicera regelbundet med studentrepresentanter

Här åsyftas studentrepresentanterna på fakultetensnivå förutom de som besitter poster som inte presidiet själva gör. Rapportering från dessa organ ska förekomma på Konstkårens styrelsemöten, och om studentrepresentanterna inte kan närvara är det presidiets uppgift att föra en diskussion om aktuella ärenden i styrelsen.

1.5.1 Utgöra Konstkårens ansikte inåt

Det är presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte för samtliga studenter. Det innebär att vara synlig på institutionerna, framför all vid större samlingar vid terminsstart och terminsavslutning, tillsammans med de förtroendevalda sektionsaktiva.

Presidiet bör också medverka vid sektionernas års- och sektionsmöten emellanåt i mån av tid. Presidiet är ständigt adjungerade med närvaro och yttranderätt till sektionernas års- och sektionsmöten.

1.5.2 Utgöra Konstkårens ansikte utåt

Presidiet har en viktig uppgift att företräda Konstkåren som organisation och vårda Konstkårens varumärke och rykte i de råd och forum de sitter i.

Det är också presidiets uppgift att vara Konstkårens ansikte i media vid behov och lämpliga tillfällen. Vid GU finns tidningen Spionen som har särskilt ansvar att granska universitetet, och utgör således en utmärkt kanal att framföra Konstkårens åsikter och ståndpunkter i vissa sammanhang.

Det är slutligen också presidiets uppgift att representera Konstkåren vid särskilda publika evenemang, t.ex. GU:s professorsinstallation och doktorspromovering.

1.6 Avtal och samarbeten

Konstkårens styrelse beslutar om ingående, ändringar och uppsägning av avtal i Konstkårens namn, och det är presidiets uppgift att förhandla om och administrera dessa avtal.

Presidiet kan också arbeta med att hantera olika typer av samarbeten med externa parter, t.ex. studenterbjudanden till fakultetens eller Konstkårens studenter.

1.7.1 Lokaler och utrustning

Konstkåren har sedan 2010 kontorslokaler i Studenternas hus på Götabergsgatan. Det är presidiets ansvar att hantera nycklar och kortaccess till lokalerna. (Det finns en vaktmästare på Studenternas hus som administrerar detta.) Presidiet ansvarar också för att hålla ordning på kontoret, i Konstkårens pappersarkiv, och i de gemensamma utrymmen som finns som delas med Göta studentkår, GUS och Spionen.

1.7.2 E-post och digitalt förvaringsarkiv

Vidare är det presidiets uppgift att hantera Konstkårens mejladresser som tillhandahålls från GU (*@konstkaren.gu.se) genom Google-tjänster, och därigenom också det digitala förvaringsarkiv (Google Drive) som presidiet kan använda för att enkelt och smidigt arbeta med och ha tillgång till aktuella dokument tillsammans.

Ordförande

Ordföranden står som firmatecknare för Konstkåren och är ytterst ansvarig för ekonomin. Ordföranden har också ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet huvudsakligen inte läggs på ordföranden. En studentrepresentantpost i Fakultetsstyrelsen och studentrepresentantposten i Prefektrådet är direkt knuten till ordföranden, om inte styrelsen beslutar något annat.

Vice ordförande

Konstkårens presidium inbegriper 1-2 vice ordföranden. Samtliga vice ordförande har ett visst ansvar för utbildningsfrågor även om ansvarsområdet huvudsakligen inte läggs på dem. En av studentrepresentantposterna i Fakultetsstyrelsen är direkt knuten till en vice ordföranden, om inte styrelsen beslutar något annat.

2. Utbildningsfrågor

Konstnärliga fakulteten

Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera studenterna på fakultetsnivå vid Konstnärliga fakulteten. På institutionsnivå är det sektionernas kåraktiva som sköter den direkta studentrepresentationen, men även där ska presidiet finnas som stöd vid behov samt kommunicera utbildningsrelaterade frågor med Sektionerna åt båda hållen.

Studentrepresentantposten i Lärarförslagsnämnden och en av studentrepresentantposterna i Konstnärliga fakultetens beredning för utbildning på grund och avancerad nivå, KF BUGA tillika posten i KF BUGAs utskott är direkt knutna till presidial med ansvar för utbildningsfrågor, om inte styrelsen beslutar något annat.

Studentärenden

Enskilda studentärenden går i första hand genom sektionen och de sektionsaktiva. Vid behov kan också presidiet kopplas in som stöd, alltså presidial med ansvar för utbildningsfrågor. Räcker inte presidiets tid eller kunskap till kan presidiet koppla in GUS studentombud om studenten vill. Vissa studentärenden av mer känslig natur kan också falla inom ansvarområdet för arbetsmiljö och likabehandling, i vilket fall presidialer med dessa ansvarsområden tar an sig ärendet tillsammans.

Göteborgs Universitets Studentkårer

Presidial med ansvar för utbildningsfrågor ska företräda och representera Konstkårens studenter i Göteborgs Universitetets Studentkårers samarbetsorgan, GUS. Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i GUS och enligt GUS stadgar har Konstkåren för närvarande 1 mandat i GUS styrelse, vilket tillfaller presidial med ansvar för utbildningsfrågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse.

GUS-interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidial med ansvar för utbildningsfrågor i mån av tid, och annars är det upp till styrelsen att utse Konstkårens representanter i dessa organ. Vid regelbundna möten som GUS administrerar för medlemskårerna såsom Rektorsfrukost och Rektors strategimöte ska presidial med ansvar för utbildningsfrågor företräda Konstkåren i mån av tid.

Slutligen har presidial med ansvar för utbildningsfrågor även i uppgift att kommunicera relevant information och frågor genom GUS och GU, och Konstkårens sektioner åt båda håll.

3. Studiesociala frågor

Presidial med ansvar för studiesociala frågor har till uppgift att samordna studiesociala aktiviteter på fakultetsnivå, att vara kontaktperson för sektionerna gällande deras studiesociala aktiviteter bland annat gällande fakultetsstöd, samt att driva studiesociala frågor i lämpliga forum. Många frågor om detta hör hemma på institutionsnivå men presidial har också i uppgift att stödja sektionerna i deras arbete och ta frågor till fakultetsnivå på Konstnärliga fakulteten vid behov.

Fakultetsstöd för studiesociala aktiviteter

Konstkåren erhåller varje år särskilda medel från Konstnärliga fakulteten för studiesociala aktiviteter. Dessa medel förvaltas av Konstkårens styrelse. Sektioner och studentgrupper kan söka om pengar för att anordna studiesociala aktiviteter. Dessa pengar får inte gå till alkohol. Presidial med ansvar för studiesociala frågor har till uppgift att administrera dessa ansökningar. Detta görs lämpligast via en ansökningsblankett som ska finnas tillgänglig för studenterna. Det är sedan Konstkårens styrelse som tar beslut om inkomna ansökningar, samt om bredare perspektiv och eventuella strategiska satsningar av medlen. Styrelsen kan t.ex. delegera ansvaret för en viss del av medlen avsedda för en institution till respektive sektionsstyrelse. Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till uppgift att betala ut pengar till beviljade ansökningar och begära in kvitton på använda medel.

Institutionsövergripande aktiviteter

Presidial med ansvar för studiesociala frågor har också till uppgift att samordna arrangemang av institutionsövergripande aktiviteter. Konstkåren har t.ex. anordnat Konstpub för samtliga studenter och MasterMingel (presentationer av spännande ämnesövergripande konstprojekt av studenter, alumner och verksamma konstnärer) för masterstudenter vid Konstnärliga fakulteten.

Styrelsen eller presidiet kan tillsätta särskilda arbetsgrupper för att arrangera dessa aktiviteter, till vilka presidial med ansvar för studiesociala frågor är sammankallande. Det rekommenderas också att avsätta en del av de studiesociala medlen från fakulteten till dessa aktiviteter.

Göteborgs Förenade Studentkårer

Konstkåren är sedan 2010 medlemskår i Göteborgs Förenade Studentkårer, GFS, och ska där företräda och representera Konstkårens studenter. För närvarande har Konstkåren ett mandat i GFS vilken tillfaller presidial med ansvar för studiesociala frågor som ordinarie ledamot. Till ordinarie ledamot kommer 1 ersättare, vilken väljs av Konstkårens styrelse.

GFS interna arbetsgrupper och andra organ såsom Valberedning tillfaller också presidial med ansvar för studiesociala frågor i mån av tid, annars får styrelsen besluta att utse Konstkårens representanter i dessa organ.

GFS är också medlemskårernas samordnare för Studentforum, ett forum för studentkårer och politiker Göteborgs stad. För närvarande har Konstkåren en plats i Studentforum som tillfaller presidial med ansvar för studiesociala frågor.

4. Arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor

Arbetsmiljöfrågor tangerar både utbildningsfrågor och studiesociala frågor. Den kan delas in i fysisk och psykosocial arbetsmiljö. Presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor bör vara studenthuvudarbetsmiljöombud (SHAMO) och har till uppgift att samordna studentarbetsmiljöarbete och SAMO:s vid institutionerna. En av de två posterna i Lokala Arbetsmiljökommittén (LAMK) vid Konstnärliga fakulteten är direkt knuten till presidial med ansvar för arbetsmiljöfrågor, om inte styrelsen beslutar något annat.

Likabehandling och jämställdhet ingår också i arbetsmiljöfrågor, men vid vissa institutioner finns en särskild likabehandlingsgrupp och likabehandlingsombud för studenterna. Presidial med ansvar för likabehandlingsfrågor har till uppgift att samordna likabehandlingsombuden vid Konstkåren.

För att tillse att det finns en god arbetsmiljö internt i organisationen ska Konstkårens presidium ansvara för att det varje år hålls avstämningssamtal med kåraktiva personer i presidium, kansli och sektioner. Avstämningens syfte är att ge tillfälle att påtala eventuella fysiska och psykosociala arbetsmiljöproblem eller risker man ser i den interna arbetsmiljön. Avstämningssamtalet ska hållas i januari eller februari. Vid behov kan ytterligare avstämningssamtal hållas.

5. Kommunikation

Presidiet har ett övergripande ansvar över att information flödas igenom Konstkåren på bästa sätt. För att nå ut med information till Konstkårens medlemmar och studenter finns följande informationskanaler till hands:

Konstkårens hemsida
Konstkårens facebook-sida
Konstkårens sida i Spionen
Nyhetsbrev/Blogg till studenterna
Grafisk kommunikation
Affischer på institutionerna
Trycksaker t.ex. informationsfoldrar
Mejlutskick till studenter

Presidiet förväntas vidare ha regelbunden kontakt med sektionerna och med studenter på institutionerna för att vara insatt i studenternas situation.

Slutligen ska presidiet också vara tillgänglig via mejl, telefon, brev och i person för Konstkårens medlemmar och studenter, universitetet och kårgemensamma organ samt för externa parter.

6. Internationella studenter

GU anordnar i samband med terminsstart ett välkomstprogram för internationella studenter. Presidial med ansvar för internationella studenter har till uppgift att medverka i planeringen och utförandet av detta välkomstprogram. För närvarande har samtliga kårer ett tillfälle att presentera sig för alla nya internationella studenter, samt möjlighet att ha ett bord vid en slags studentmässa för att informera om sin verksamhet.

Konstkårens språkpolicy om information på engelska är också relevant för presidial med ansvar för internationella studenter.

7. Arbetsmarknadsfrågor

Arbetsmarknadsfrågor är vad man skulle kunna kalla studentkårens tredje uppgift, efter utbildnings- och studiesociala frågor. Presidial med ansvar för arbetsmarknadsfrågor har till uppgift att samordna arbetet kring arbetsmarknadsfrågor på sektionerna, att bistå sektionerna med tid och kunskap, samt att eventuellt arrangera vissa institutionsöverskridande arrangemang med arbetsmarknadsfrågor, t.ex. seminarium/föreläsning om att starta egen firma, entreprenörskap, konst- och kulturinstitutioner i samhället etc.

Konstkårens Kansli

Konstkåren har möjlighet att välja personer till kanslistuppdrag som då har bestämda arbetsuppgifter under områden specificerade i denna uppdragsbeskrivning för kansliet. Om det inte finns några kanslister så faller det på presidiets ansvar att utföra arbetsuppgifterna.

1. Ekonomi

Den eller de presidialer som står som firmatecknare ansvarar för Konstkårens ekonomi.

I kansliet hör hanteringen av ekonomin hemma. Hanteringen innebär att se till att fakturor betalas, utbetalningar sker och skatt betalas in till skatteverket. Eventuellt kan en person arvoderas för ett uppdrag att hantera ekonomin, så att inte presidialer t.ex. behöver betala ut lön till sig själva. Då måste presidiet och den ekonomiska hanteringspersonen ha en god kontakt och ett gott samarbete så att ekonomiska transaktioner sköts och bokförs korrekt och i tid.

Banktjänster

Konstkåren använder banktjänster för att kunna administrera in- och utbetalningar. Det är presidiets uppgift att ha kontakt med banken och se till att de får tillgång till Konstkårens bankkonton, eventuella bankkort, samt anmäla eventuella förändringar av firmatecknare för Konstkåren.

Bokföring

Presidial med ansvar för ekonomisk hantering har också ansvar för att sköta den löpande bokföringen för Konstkåren, att sammanställa ett bokslut inklusive balans- och resultaträkning efter avslutat verksamhetsår, samt att deklarera till skatteverket efter avslutat kalenderår.

Fakturering

Konstkåren skickar också fakturor till vissa aktörer i samband med vissa avtal. Presidial med ansvar för ekonomisk hantering har till ansvar att skapa, skicka och bokföra dessa fakturor.

2. Medlemsregister

Montania

Sedan 2018 använder sig Konstkåren av ett medlemshanteringssystem som tillhandahålls av Montania. Presidial eller kanslist med ansvar för ekonomisk hantering har i uppgift att ha kontakt med Montania och bl.a. meddela aktuella medlemsavgifter och typer av medlemskap som Fullmäktige beslutar om, samt administrera utskick av inbetalningsavier till studenter vid Konstnärliga fakulteten.

Den som ansvarar för medlemshanteringssystemet ska också svara på frågor från medlemmar och se till att registreringen fungerar. Även kontakt med SGS och Mecenat görs av den med ansvar för medlemshanteringssytem då information skickas mellan de tre registrena varje vecka.

Presidiet har ansvar för att se till att alla Konstkårens register följer regelverket kring GDPR och att de förhållningssätt som står i Konstkårens policy för hantering av personuppgifter följs.

Kontakt